Correct email-gebruik

Email is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Het is een belangrijk communicatie middel zowel voor particulieren als bedrijven.

In dit artikel vindt u enkele richtlijnen voor correct email gebruik.

• Begin je email door een onderwerp (subject) in te vullen in de kop. Wanneer je een nieuwe email begint, weet je normaal gezien waarover je gaat schrijven. Neem de goede gewoonte aan om dit onmiddellijk te doen. Zo vergeet je het niet aan het einde.
  Bovendien worden emails zonder onderwerp door sommige mailservers aanzien als spam en tegengehouden.
  Bijkomend argument: het kan enorm storend zijn als je in je inbox mails hebt staan zonder onderwerp. Dit is niet erg duidelijk voor bestemmeling.
• Beperk het gebruik van verschillende stijlen of beter nog, vermijd ze helemaal. Email is bedoeld om eenvoudige tekstberichten te versturen. Heb je meer stijl echt nodig, maak dan een document en stuur dit mee als bijvoegsel (attachment).
• Beperk je in lengte, geen ellenlange pagina's. Gebruik anders een bijgevoegd document.
• Beperk het aantal bijvoegsels en de grootte hiervan. Vanaf een grootte van 3MB bestaat de kans dat uw email onderweg wordt geblokkeerd en niet bij de bestemmeling zal aankomen. Maak indien nodig van een gecomprimeerd bestand zoals ZIP om verschillende bestanden samen te voegen en te comprimeren zodat dit minder ruimte in beslag neemt.
  Houd er ook rekening mee welk type document je meestuurt. Kan de bestemmeling dit wel openen?
• Gebruik hoofdletters, leestekens, tussenregels waar nodig en vermijd taalfouten. In deze moderne tijd van elektronische berichten wordt correct taalgebruik vaak vergeten.
• Gebruik hoge prioriteitsmarkering alleen indien echt nodig. Als je steeds aan alles een hoge prioriteit geeft, zal dat op termijn het omgekeerde effect hebben bij de bestemmeling.
• Algemeen: Gedraag je! Ga nooit schelden of mensen lastig vallen met ongewenste e-mail (= SPAM).

Van Dale omschrijft Nettiquette kort en bondig: gedragsregels op internet.